Privacy Policy

La presente informativa descrive come DocuEstate.AI S.r.l. tratta i dati personali dei visitatori del sito web docuestate.ai, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018 (“Codice Privacy”).

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è DocuEstate.AI S.r.l., startup innovativa, con sede legale in Via Emilio Greco 23, 00127 Roma (RM), Italia.

• Codice Fiscale, Partita IVA e n. di iscrizione al Registro delle Imprese di Roma: 17652671003
• Domicilio digitale (PEC): docuestate.aisrl@legalmail.it
• Email di contatto: info@docuestate.ai
• Legale rappresentante: Francesca Romana Angelini

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non sussistendone l'obbligo ai sensi dell'art. 37 GDPR. Per qualsiasi questione relativa ai dati personali è possibile rivolgersi ai recapiti sopra indicati.

2. Dati personali trattati

Attraverso il sito sono trattate le seguenti categorie di dati:

• Dati conferiti volontariamente tramite il form di contatto: nome e cognome, indirizzo email, azienda o studio professionale, ruolo e contenuto del messaggio inviato. Il conferimento è facoltativo, ma necessario per dare riscontro alla richiesta.
• Dato relativo al consenso: registrazione della presa visione della presente informativa al momento dell'invio del form.
• Dati di navigazione e tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo, data e ora di accesso, pagine consultate. Tali dati sono trattati dal fornitore di hosting/CDN per garantire il funzionamento e la sicurezza del sito.
• Dati statistici di utilizzo (solo previo consenso): in presenza del consenso dell'utente, dati aggregati sull'uso del sito raccolti tramite Google Analytics 4 (pagine viste, durata della visita, tipo di dispositivo, dati di geolocalizzazione approssimativa). In assenza di consenso tali dati non vengono raccolti. Dettagli nella Cookie Policy.
• Preferenze relative ai cookie: memorizzate localmente nel browser dell'utente (non trasmesse al Titolare).

Il sito non richiede la creazione di un account e non tratta categorie particolari di dati (art. 9 GDPR).

3. Finalità e basi giuridiche

• Riscontro alle richieste inviate tramite il form di contatto — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato e/o legittimo interesse del Titolare a rispondere alle richieste ricevute (art. 6.1.b e 6.1.f GDPR).
• Garanzia di sicurezza, prevenzione di abusi e corretto funzionamento del sito — base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).
• Adempimento di obblighi di legge ed eventuale accertamento o difesa di un diritto in sede giudiziaria — base giuridica: obbligo legale e legittimo interesse (art. 6.1.c e 6.1.f GDPR).
• Analisi statistica aggregata dell'utilizzo del sito tramite Google Analytics — base giuridica: consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR), prestato tramite il banner e revocabile in qualsiasi momento senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Il sito non effettua attività di marketing diretto né invia newsletter: le uniche comunicazioni inviate sono i riscontri alle richieste pervenute.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati (tra cui connessione cifrata HTTPS e accesso limitato al personale autorizzato). Il sito non effettua processi decisionali automatizzati né attività di profilazione ai sensi dell'art. 22 GDPR.

5. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati possono essere trattati, per le finalità sopra indicate, da fornitori terzi che agiscono quali responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR o quali autonomi titolari:

• Cloudflare, Inc. — servizi di hosting, CDN, gestione DNS, sicurezza e protezione del sito.
• Web3Forms — servizio terzo per la trasmissione e il recapito dei messaggi inviati tramite il form di contatto.
• Google (Google Ireland Ltd / Google LLC) — servizio di posta elettronica aziendale (Google Workspace) tramite cui sono ricevuti i messaggi all'indirizzo info@docuestate.ai; servizio di analisi statistica del traffico (Google Analytics 4), attivato esclusivamente previo consenso dell'utente. I caratteri tipografici del sito sono ospitati direttamente sui server del Titolare e non comportano alcuna comunicazione di dati a Google.

I dati non sono oggetto di diffusione né di vendita a terzi. Possono essere comunicati ad autorità pubbliche ove richiesto dalla legge e a consulenti del Titolare (es. legali, commercialisti) ove necessario.

6. Trasferimento dei dati extra-UE

Alcuni dei fornitori sopra indicati (Cloudflare, Google, Web3Forms) hanno sede o si avvalgono di infrastrutture situate negli Stati Uniti d'America. Eventuali trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo avvengono in presenza di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR, quali le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea e/o l'adesione del fornitore all'EU-U.S. Data Privacy Framework. Copia delle garanzie applicate può essere richiesta scrivendo a info@docuestate.ai.

7. Periodo di conservazione

• Messaggi inviati tramite form e relativa corrispondenza: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, in caso di avvio di un rapporto, per la durata dello stesso; in assenza di seguito, per un massimo di 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo diversi obblighi di legge.
• Dati di navigazione e log tecnici: per il tempo tecnico necessario alle finalità di sicurezza, secondo le impostazioni del fornitore di hosting.
• Preferenze sui cookie: fino alla cancellazione da parte dell'utente o alla scadenza tecnica della memorizzazione locale.

8. Diritti dell'interessato

In qualsiasi momento l'interessato può esercitare, nei limiti previsti dalla normativa, i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR:

• accesso ai propri dati personali e loro rettifica;
• cancellazione dei dati (“diritto all'oblio”);
• limitazione del trattamento e opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile;
• revoca del consenso, ove il trattamento si fondi su di esso, senza pregiudizio per la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Le richieste vanno inoltrate a info@docuestate.ai o alla PEC docuestate.aisrl@legalmail.it. Il Titolare fornirà riscontro entro un mese, prorogabile di due mesi in casi di particolare complessità. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

9. Cookie

Il sito utilizza esclusivamente cookie e strumenti tecnici necessari al proprio funzionamento e non utilizza cookie di profilazione. Le informazioni complete sono riportate nella Cookie Policy.

10. Minori

Il sito non è destinato a minori di età e non raccoglie consapevolmente dati personali di minori. Qualora un genitore o tutore ritenga che un minore abbia fornito dati personali, può contattare il Titolare per la loro cancellazione.

11. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative o organizzative. La versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Le modifiche sostanziali saranno segnalate sul sito.